Politika dwar il-protezzjoni tad-dejta

Politika li tirregola ż-Żamma ta' Dokumentazzjoni Esterna

1. Ambitu

Ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (GDPR) (UE) 2016/679 u l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Data (DPA), Kap. 586 tal-Liġijiet ta’ Malta jressqu l-prinċipju li d-data personali u d-data personali sensittiva m’għandhomx jinżammu għal perjodi itwal milli meħtieġ. F’dan il-kuntest, Science Malta fasslet politika ta’ żamma għad-dokumentazzjoni esterna kollha li tiġbor u tipproċessa, bil-għan li tiżgura l-konformità u li tiżgura li l-ebda riżorsi ma jiġu utilizzati fl-ipproċessar u l-arkivjar ta’ data li m’għadhiex rilevanti. Din il-politika għandha l-għan li tirregola ż-żamma, il-manutenzjoni u r-rimi ta’ dokumentazzjoni esterna skont il-prinċipji tal-leġiżlazzjoni dwar il-protezzjoni tad-data, u dispożizzjonijiet legali oħra fil-Liġi Maltija.

2. Objettivi

Din il-politika għandha l-għan li tilħaq l-objettivi li ġejjin:

• Tirregola ż-żamma u r-rimi tad-diversi tipi ta’ dokumentazzjoni, kemm jekk miżmuma f’sistemi ta’ arkivjar manwali jew awtomatizzati fi ħdan Science Malta, filwaqt li żżomm mal-prinċipju tal-protezzjoni tad-dejta li d-dejta personali m’għandhiex tinżamm għal perjodu itwal milli meħtieġ.
• Armi d-dokumentazzjoni żejda li m'għadhiex rilevanti u li qed tieħu spazju utli għall-ħażna.
• Tippromwovi d-diġitalizzazzjoni tad-dokumentazzjoni kemm jista' jkun raġonevolment possibbli sabiex jitnaqqas kemm jista' jkun l-użu tal-ispazju tal-ħażna meħtieġ biex tinħażen id-dokumentazzjoni, kif ukoll biex tippromwovi użu sostenibbli tal-karta u l-konsumabbli tal-istampar.

3. Amministrazzjoni

Id-dokumentazzjoni tinżamm u tiġi rreġistrata minn Science Malta. Għalhekk, din il-politika hija applikabbli għad-dokumentazzjoni kollha bħal din. Se tkun ir-responsabbiltà tal-Kap tal-Unità rilevanti u l-Kontrollur tad-Data tal-Awtorità li jiżguraw li d-dispożizzjonijiet kollha ta’ din il-politika jiġu osservati.

4. Dokumentazzjoni miżmuma fi ħdan Science Malta u l-Perjodu ta' Żamma tagħhom

Bħala parti mir-rekwiżiti operattivi tagħha, Science Malta titlob, iżżomm u żżomm firxa wiesgħa ta’ dokumentazzjoni inkluża informazzjoni personali. Iż-żamma ta’ kategoriji differenti ta’ dokumenti hija rregolata minn rekwiżiti differenti u leġiżlazzjoni u regolamenti differenti u tista’ tiġi kkategorizzata kif ġej:

Proġetti ffinanzjati mill-UE:

• Dokumentazzjoni relatata ma' proġetti ffinanzjati mill-UE: 10 snin

Dokumentazzjoni Finanzjarja:

• Rekords tat-Taxxa u tal-Assigurazzjoni Nazzjonali: 10 snin
• Rekords tal-Akkwist: 10 snin
• Rekords tal-Kontabilità: 10 snin
• Rekords tal-Inventarju: 10 snin
• Rapporti Finanzjarji Annwali: 10 snin
• Awtorizzazzjonijiet u Liċenzji Ġenerali biex jiġi pprovdut servizz kummerċjali (Komunikazzjonijiet Elettroniċi u Posta):
  • Awtorizzazzjonijiet u liċenzji attivi (kollha): illimitati sakemm teżisti l-awtorizzazzjoni jew il-liċenzja
  • Kanċellazzjoni ta' awtorizzazzjoni u liċenzja (kollha): 25 sena

  Litigazzjoni:

  • Dokumentazzjoni fir-rigward tal-forom kollha ta' litigazzjoni inkluż arbitraġġ: 7 snin mis-sentenza finali (tinkludi l-Qorti tal-Appell fejn applikabbli)

  Reklutaġġ:

  • Dokumentazzjoni relatata mal-proċess ta' reklutaġġ jiġifieri sejħiet ippubblikati għal postijiet, formoli/ittri ta' applikazzjoni, CV ta' applikant magħżul, korrispondenza relatata, attendenza għal intervisti, pubblikazzjoni tar-riżultati eċċ.: Sena mill-pubblikazzjoni ta' sejħa għal post.
  • Dokumentazzjoni relatata mas-CVs ta’ persuni li applikaw għal pożizzjoni iżda ma ntgħażlux. Science Malta għandha titlob lil dawn l-applikanti jekk jixtiequ jagħtu l-kunsens tagħhom lill-Awtorità biex iżżomm is-CVs tagħhom f’każ ta’ kwalunkwe pożizzjoni simili fil-futur: sena mit-tmiem tal-proċess ta’ reklutaġġ.
  • Rapport ta' Jobsplus: 5 snin mit-tmiem tal-proċess ta' reklutaġġ.
  • Formoli ta' Applikazzjoni għall-mili ta' pożizzjonijiet kofinanzjati minn Fondi tal-UE: 8 snin mit-tmiem tal-proċess ta' reklutaġġ.

  Oħrajn:

  • Monitoraġġ tas-CCTV: 45 jum
  • Reġistru tal-Viżitaturi: 3 xhur
  • Affidaviti: 10 snin

5. Sigurtà tad-Dokumentazzjoni

• • Id-dokumentazzjoni tinżamm f'post aċċessibbli iżda sigur b'aċċess adegwat ipprovdut lill-uffiċjali ta' Science Malta li għandhom il-livell ta' awtorizzazzjoni biex jaċċessaw id-dokumentazzjoni rilevanti. Fil-każ ta' dokumenti b'dejta personali sensittiva b'livelli ogħla ta' awtorizzazzjoni, il-protokolli ta' kontroll tal-aċċess huma osservati bis-sħiħ, biex jiġi żgurat li dawk biss li għandhom l-awtorizzazzjoni tas-sigurtà meħtieġa jkollhom aċċess għal tali dokumentazzjoni.
  • Fil-każ ta’ informazzjoni personali, il-GDPR jistipula wkoll li dawk biss li huma meħtieġa jipproċessaw informazzjoni personali għandu jkollhom aċċess għar-rekords personali.
  • Persunal li jinstab li kiser dawn il-protokolli ta' sigurtà, u b'hekk kiser il-GDPR, se jkun soġġett għal azzjoni dixxiplinarja.
  6. Rekords Manwali vs Elettroniċi

  F’termini ta’ perjodi ta’ żamma, jeħtieġ li jiġi enfasizzat li l-istess perjodu ta’ żamma se japplika kemm għall-informazzjoni elettronika kif ukoll għal dik manwali.

  7. Konklużjoni

  Din il-politika dwar iż-żamma tad-dejta għandha l-għan li tikseb bilanċ tajjeb bejn iż-żamma ta’ informazzjoni utli u sinifikanti skont id-dispożizzjonijiet tal-leġiżlazzjoni rilevanti u r-rimi ta’ informazzjoni li m’għadhiex meħtieġa u li qed tiġi arkivjata bla bżonn. Id-dejta li teħtieġ li tinqered wara l-perjodi ta’ żmien indikati se tintrema b’mod effiċjenti biex jiġi żgurat li tali informazzjoni ma tibqax disponibbli fi ħdan Science Malta. Il-Kontrolluri tal-Protezzjoni tad-Dejta u l-Uffiċjali tal-Protezzjoni tad-Dejta huma konxji tal-perjodi ta’ żamma indikati u se jagħtu struzzjonijiet lill-persunal rilevanti kollu biex isegwi l-proċeduri indikati kif xieraq. Ta’ min jinnota li d-dejta anonimizzata jew statistika ma taqax fil-parametri ta’ din il-politika dwar iż-żamma tad-dejta peress li ma tikkostitwixxix dejta personali ta’ identifikazzjoni.

Politika tal-Privatezza f'Science Malta

1. X'nagħmlu bl-informazzjoni tiegħek?

Hawnhekk f’Science Malta nieħdu l-privatezza tiegħek bis-serjetà u nużaw l-informazzjoni personali tiegħek biss biex namministraw il-kont tiegħek u biex nipprovdu l-prodotti u s-servizzi li tkun tlabt mingħandna. Meta żżur il-websajt tagħna, nistgħu niġbru l-informazzjoni personali li tagħtina bħal ismek, l-indirizz u l-indirizz elettroniku tiegħek meta tuża formoli preżenti fuq il-websajt tagħna. Meta tfittex il-websajt tagħna, aħna nirċievu awtomatikament ukoll l-indirizz tal-protokoll tal-internet (IP) tal-kompjuter tiegħek sabiex nipprovdulna informazzjoni li tgħinna nitgħallmu dwar il-browser u s-sistema operattiva tiegħek. Kummerċjalizzazzjoni bl-email: Bil-permess tiegħek, nistgħu nibagħtulek emails dwarna, prodotti ġodda u aġġornamenti oħra. Tista’ tieqaf tirċievi messaġġi ta’ kummerċjalizzazzjoni mingħandna fi kwalunkwe ħin. Tista’ tagħmel dan: Billi tikklikkja fuq il-link ‘unsubscribe’ fi kwalunkwe email Billi tikkuntattjana fuq: info@mcst.gov.mt

2. Żvelar tal-Ipproċessar tas-CV

Sabiex inkunu nistgħu nwettqu l-proċess tal-għażla jeħtieġ li naqsmu d-dejta personali tiegħek, inkluża l-applikazzjoni u s-CV tiegħek mal-membri tal-bord tal-għażla. Aħna se naqsmu biss l-informazzjoni li inti tagħtina. L-applikazzjoni u s-CV tiegħek se jinħażnu u jiġu pproċessati kif xieraq.

Li tapplika għal kwalunkwe vakanza f'Science Malta jfisser li inti taqbel ma' din l-iżvelar.

3. Kunsens

• Kif tikseb il-kunsens tiegħi?

Meta tagħtina informazzjoni personali, pereżempju meta timla formola ta' kuntatt, aħna nimplikaw li inti tagħtina l-kunsens tagħna biex niġbru tali informazzjoni u nużawha għal dik ir-raġuni speċifika biss. Jekk nitolbuk l-informazzjoni personali tiegħek għal raġuni sekondarja, bħal kummerċjalizzazzjoni, jew nitolbuk direttament għall-kunsens espress tiegħek jew nagħtuk opportunità biex tgħid le.

• Kif nista' nirtira l-kunsens tiegħi?

Jekk wara li tagħżel li tidħol, tibdel fehmtek, tista' tirtira l-kunsens tiegħek biex nikkuntattjawk, għall-ġbir, l-użu jew l-iżvelar kontinwu tal-informazzjoni tiegħek, fi kwalunkwe ħin, billi tikklikkja hawn u timla l-formola . Billi tagħmel dan, l-informazzjoni kollha li għandna dwarek fuq il-websajt tagħna titħassar. Jekk tixtieq tirrevedi d-dejta li ġbarna tista' titlob aċċess billi tikklikkja hawn u timla l-formola .

4. Żvelar

Nistgħu niżvelaw l-informazzjoni personali tiegħek jekk inkunu meħtieġa nagħmlu dan bil-liġi jew jekk tikser it-Termini ta' Servizz tagħna.

5. Servizzi ta' Partijiet Terzi

Il-fornituri ta’ partijiet terzi li nużaw aħna se jiġbru, jużaw u jiżvelaw l-informazzjoni tiegħek biss sal-punt meħtieġ biex jippermettulhom iwettqu s-servizzi li jipprovdulna. Ladarba titlaq mill-websajt tagħna jew tiġi ridirett lejn websajt jew applikazzjoni ta’ parti terza, m’għadekx irregolat minn din il-Politika ta’ Privatezza jew mit-Termini ta’ Servizz tal-websajt tagħna. Meta tikklikkja fuq links fuq il-websajt tagħna, jistgħu jidderieġuk 'il bogħod mis-sit tagħna. Aħna m’aħniex responsabbli għall-prattiki ta’ privatezza ta’ siti oħra u nħeġġuk taqra d-dikjarazzjonijiet ta’ privatezza tagħhom.

6. Sigurtà

Biex nipproteġu l-informazzjoni personali tiegħek, nieħdu prekawzjonijiet raġonevoli u nsegwu l-aħjar prattiki tal-industrija biex niżguraw li ma tintilefx, tintużax ħażin, tiġi aċċessata, żvelata, mibdula jew meqruda b'mod mhux xieraq.

7. Il-Cookies

Hawnhekk hawn lista ta' cookies li nużaw. Elenkajniehom hawn sabiex tkun tista' tagħżel jekk tridx tagħżel li ma tirċevix cookies jew le. Cookies analitiċi tas-sit – dawn il-cookies jippermettulna nkejlu u nanalizzaw kif il-klijenti tagħna jużaw is-sit, biex intejbu kemm il-funzjonalità tiegħu kif ukoll l-esperjenza tax-xiri tiegħek. Cookies ta' mira jew reklamar – dawn il-cookies jintużaw biex iwasslu reklami rilevanti għalik. Huma jillimitaw ukoll in-numru ta' drabi li tara reklam u jgħinuna nkejlu l-effettività tal-kampanji ta' kummerċjalizzazzjoni tagħna. Billi tuża s-sit tagħna, inti taqbel li npoġġu dawn it-tipi ta' cookies fuq it-tagħmir tiegħek u naċċessawhom meta żżur is-sit fil-futur. Jekk trid tħassar kwalunkwe cookies li diġà qegħdin fuq il-kompjuter tiegħek, it-taqsima "għajnuna" fil-browser tiegħek għandha tipprovdi struzzjonijiet dwar kif issib il-fajl jew id-direttorju li jaħżen il-cookies. Jekk jogħġbok innota li billi tħassar jew tiddiżattiva cookies futuri, l-esperjenza tal-utent tiegħek tista' tiġi affettwata u tista' ma tkunx tista' tieħu vantaġġ minn ċerti funzjonijiet tas-sit tagħna.

8. L-Età tal-Kunsens

Billi tuża dan is-sit, inti tiddikjara li għandek mill-inqas l-età tal-maġġoranza fl-istat, kontea, provinċja, reġjun jew pajjiż ta' residenza tiegħek, jew li għandek l-età tal-maġġoranza fl-istat, kontea, provinċja, reġjun jew pajjiż ta' residenza tiegħek u tajtna l-kunsens tiegħek biex tippermetti lil kwalunkwe wieħed mid-dipendenti minorenni tiegħek juża dan is-sit.

9. Tibdil f’din il-Politika ta’ Privatezza

Aħna nirriżervaw id-dritt li nimmodifikaw din il-politika ta' privatezza fi kwalunkwe ħin, għalhekk jekk jogħġbok irrevediha ta' spiss. Il-bidliet u l-kjarifiki jidħlu fis-seħħ immedjatament malli jiġu ppubblikati fuq il-websajt. Jekk nagħmlu bidliet materjali f'din il-politika, aħna ninnotifikawk hawnhekk li ġiet aġġornata, sabiex tkun konxju ta' liema informazzjoni niġbru, kif nużawha, u taħt liema ċirkostanzi, jekk ikun hemm, nużawha u/jew niżvelawha. Jekk l-organizzazzjoni tagħna tiġi akkwistata jew tingħaqad ma' kumpanija oħra, l-informazzjoni tiegħek tista' tiġi trasferita lis-sidien il-ġodda.

Mistoqsijiet u Informazzjoni ta' Kuntatt: Jekk tixtieq: taċċessa, tikkoreġi, temenda jew tħassar kwalunkwe informazzjoni personali li għandna dwarek, tirreġistra lment, jew sempliċement trid aktar informazzjoni ikkuntattja lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tagħna, Dr. Kimberly Galea fuq dpo.xjenzamalta@gov.mt .